Aufbau einer Arbeits-Zeitplan ist kompliziert - Tools verwenden, um Führungskräfte und Mitarbeiter bei Laune zu halten

Obwohl Mitarbeiter Arbeitszeiten manchmal einfach zu erstellen erscheinen, bauen eine "gute" Arbeit Zeitplan ist äußerst schwierig, mit traditionellen Methoden wie z. B. Microsoft Excel oder Stift-und-Papier. Manager müssen eine Zeitplan, so dass qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung, um die prognostizierte Nachfrage nach Dienstleistungen oder Waren zu erfüllen. Und ein guter Zeitplan exakt widerspiegelt geplanten Umsätze für die kommende Woche oder Monat, während eine angemessene Arbeitszeiten für die Mitarbeiter.

Mitarbeiter Zeitpläne Zeit nehmen, um zu schaffen

Der Mitarbeiter Zeitplan informiert die Mitarbeiter, wenn bei der Arbeit ankommen, und in einigen Fällen, wenn zu verlassen. In anderen Fällen sind die Mitarbeiter "geschnitten" aus dem Zeitplan auf Anfrage (oder Volumen) am Geschäft. In fast jedem Fall wird die Arbeit Zeitplan von Führungskräften im Back-Office oder zu Hause nach Stunden geschaffen - einen Punkt der Unzufriedenheit für Manager, die mehr Stunden und am Wochenende die Mitarbeiter Zeitpläne erstellen arbeiten müssen. Die Schritte, um eine Arbeits-Zeitplan zu erstellen, liest sich wie eine lange Liste von Aufgaben, nahm mehrere Stunden von Management-Zeit jede Woche:

Ein. Erste Bewertung des Managers täglichen Logbuch und Schätzung oder Prognose kommenden Vertrieb und die Nachfrage nach Arbeitskräften.
2. Weiter prüfen die Mitarbeiter Anfrage log und Verfügbarkeit Blatt sowie individuelle Arbeit Präferenzen, während erinnern, welche Mitarbeiter sind Minderjährige oder eingeschränkt arbeiten.
3. Look-up benötigt Mitarbeiter Zertifizierungen, z. B. ABC Lizenzen erforderlich sind Alkohol in einem Restaurant zu dienen.
4. Identifizieren vertrauenswürdigen und erfahrenen Personal zu öffnen oder schließen Sie das Restaurant, die Bar oder Club.
5. Versuchen Sie, eine gerechte Verteilung Verschiebungen bei einem Treffen Mitarbeiter minimale Stunden arbeitet, aber nicht mehr als eine maximale Anzahl von Stunden.
6. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter nicht geeignet sind, Überstunden zu erhalten, wenn jemand nicht erscheint.
7. Identifizieren günstigen Zeiten zu brechen und Mahlzeit Zeiträume für Mitarbeiter, die erforderlich ist, um Pausen zu empfangen sind bereitzustellen.
8. Berechnen Sie die voraussichtlichen Kosten der Gehaltsliste, eingedenk der haushaltspolitischen Zwänge - wenn die Kosten zu hoch ist, beginnen Sie erneut bei Schritt 1!

Jonglieren all diese Faktoren einen guten Zeitplan für die Belegschaft zu schaffen ist eine komplizierte Aufgabe, die mehr als zehn Prozent des Managers Zeit während der Woche konsumieren können. In vielen Fällen, insbesondere in Eigentümer und Betreiber Unternehmen, wird dieser Zeitplan veröffentlicht spät in der Woche für die kommende Woche. Posting den Zeitplan späten verursacht Probleme mit den Mitarbeitern und schafft mehr Umsatz und reduziert Zeit bei der Business - die Gesamtkosten Gewinne!

Die endgültige Version des Arbeitsmarktes Zeitplan, die der Manager wahrscheinlich verbracht hat Stunden schaffen, kann Bulk-emailed an die Mitarbeiter (wenn der Manager verwendet ein Tool wie Microsoft Excel und einen Zeitplan Vorlage, um den Zeitplan zu bauen), oder häufiger , gedruckt und an einer Wand in der Rückseite des Geschäfts (innen der Geschäftsstelle, Abstellraum, oder in der Küche).

Beispiel: Bei einem Nachtclub, jongliert Management die Arbeit Vorlieben und Bedürfnisse von mehr als 90 Personen, darunter Barkeeper, Server (Kellner und Kellnerinnen), Köche, Tänzer, Sicherheit, Discjockeys, bezahlten Darstellern und Führungskräfte. Nachdem das Geschäft schließt am Donnerstag Abend, verbringt der Manager 3 Stunden Aufbau der Zeitplan und zu versuchen, jeden Mitarbeiters gerecht - ebenso wie das Geschäft der Bedürfnisse. Es gibt immer einige geben und Nehmen beim Bau eines Zeitplans, und nach Beendigung der Zugfahrt, wird es an einer Wand in der Geschäftsstelle geschrieben, so dass die Mitarbeiter bei der Arbeit kennen. Eine zweite Kopie des Plans in einem Ordner für einen späteren Vergleich mit dem Mitarbeiter-Uhr-in und Clock-out Zeiten Zeitplan Unregelmäßigkeiten oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren gespeichert.

theoretische Arbeit Zeitpläne sind wichtig für das Personal

Diese geschrieben Arbeitsplan ist die "theoretische Arbeit Zeitplan" - es ist die notwendige Arbeitszeit benötigt, um das Geschäft zu betreiben und erfüllen erwarteten Kundennachfrage. Der entsandte Arbeit Zeitplan wird während der Woche ändern, wie Mitarbeiter zu zeigen, tauschen Verschiebungen mit anderen Mitarbeitern scheitern, früh oder spät, oder geschäftlichen Anforderungen ändern und Mitarbeiter sind geschnitten oder zum Spielplan hinzugefügt. Wenn die Arbeit Kostenvoranschlägen (Lohn-Schätzungen) enthalten sind, dann ist die theoretische Arbeit Zeitplan wird allgemein eine Arbeit proforma genannt. Der entsandte Zeitplan sollte gespeichert und archiviert werden (wie es zunächst wurde vom Management erstellt wurde) für einen späteren Vergleich zu den geleisteten Arbeitsstunden und für Fragen aus Richtung Labor & Industries Audits, Verfügbarkeit Konflikte, Arbeitskämpfe oder sogar Klagen.

Beispiel: Wenn der Manager des Nachtclubs, aus dem vorherigen Beispiel erhält $ 60.000 pro Jahr in Lohn, kostet der Zeitplan Prozess in dieser Diskothek mehr als $ 90 pro Woche $ 360 pro Monat und 4.320 $ pro Jahr - nur um einen Mitarbeiter Zeitplan zu machen! Mit einem Arbeitslager Scheduling-Tool, könnte den Aufbau eines Zeitplans kostet weniger als $ 8 pro Woche, 32 $ pro Monat, und $ 382 pro Jahr. Mit Hilfe eines Mitarbeiter Scheduling-Software-Programm erstellt eine zusätzliche $ 3.936 in der Gewinn - pro Jahr!